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Datenschutzerklärung (Beschäftigte)

 

A. Allgemeine Informationen, Datenschutzbeauftragter

(1) Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen und möchten, dass Sie als Bewerber und Mitarbeiter hinsichtlich des Schutzes Ihrer personenbezogenen Daten sicher fühlen.

(2) Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Daten ist der Bundesverband Deutsche Startups e.V. (nachfolgend: „Startup-Verband“, „wir“, „uns“). Weitere Informationen zum Verantwortlichen finden Sie im Impressum unserer Website.

(3) Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgender Anschrift:

Datenschutzbeauftragter

Bundesverband Deutsche Startups e.V.

im Haus der Bundespressekonferenz

Schiffbauerdamm 40

10117 Berlin

oder Sie senden eine E-Mail an: [email protected].

(4) Der Startup-Verband nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail- Adresse. Im Rahmen der Begründung, Durchführung und Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses bei uns werden personenbezogene Daten erhoben, die wir unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen verarbeiten. Diese Daten werden von uns nicht veröffentlicht oder unberechtigt an Dritte weitergegeben.

(5) Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber informieren, welche Daten wir erfassen und wie diese Daten verwendet werden.

 

B. Datenverarbeitung zur Begründung eines Beschäftigtenverhältnisses

I. Arten der erhobenen Daten, Zweck und Zulässigkeitstatbestände

(1) Wenn Sie sich bei uns bewerben, erheben wir die folgenden Daten:

  • Name und Vorname
  • Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
  • Lebenslauf
  • stellenbezogene Informationen (Berufserfahrung, Gehaltsvorstellung, etc.)

(2) Ihre Daten werden nur zu folgenden Zwecken von uns erhoben:

  1. Entscheidung über Ihre Bewerbung (§ 26 Abs. 1 S. 1 BDSG)
  2. Aufnahme in einen Bewerberpool für eine spätere Kontaktierung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a Datenschutzgrundverordnung (DSGVO))

 

II. Speicherung und Löschung der Daten

(1) Die von uns nach Abschnitt B.I.(2)a) erhobenen personenbezogenen Daten werden unter Berücksichtigung von § 61b Abs. 1 ArbGG in Verbindung mit § 15 AGG für sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsprozesses gespeichert und anschließend gelöscht, es sei denn, dass der Bewerber in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt hat.

(2) Die von uns nach Abschnitt B.I.(2)b) erhobenen personenbezogenen Daten (Bewerberpool) werden für zwei Jahre nach Beendigung des Bewerbungsprozesses gespeichert und anschließend gelöscht, es sei denn, dass der Bewerber eine vorherige Löschung oder eine längere Speicherung verlangt.

 

III. Weitergabe der erhobenen Daten an Dritte

Im Rahmen Ihrer Bewerbung erfassen wir Ihre Daten über die softgarden e-recruiting GmbH, die uns als Auftragsverarbeiter dient und deren Datenschutzerklärung Sie hier finden. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

 

 

 

IV. Einwilligung in die Verarbeitung weiterer personenbezogener Daten

Soweit personenbezogene Daten im Sinne Abschnitt B.I.(2)b) erhoben und verarbeitet werden (Aufnahme in Bewerberpool), wird eine ausdrückliche Einwilligung des Bewerbers in die Verarbeitung dieser Daten abgefragt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

 

C. Datenverarbeitung zur Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses

I. Arten der erhobenen Daten, Zweck und Zulässigkeitstatbestände

(1) Wenn Sie bei uns beschäftigt sind, verarbeiten wir die folgenden Daten: 

  • Stammdaten des Beschäftigten (Name und Vorname; ggf. Geburtsname; Geburtsdatum; Geburtsort; Adresse; Telefonnummer; E-Mail-Adresse; Behindertenstatus; Ausbildung und/oder Studium einschließlich abgelegter Prüfungen und Ergebnisse; Sprachkenntnisse; Eintrittsdatum; Krankenkasse; Geschlecht; Familienstand; Staatsangehörigkeit; steuerliche Identifikationsnummer; steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Informationen; Konfession; steuerliche Vorbeschäftigung)
  • Zahlungsdaten (insb. Bankverbindung)
  • Daten aus Spesen (z. B. Kreditkartendaten)
  • Daten zur Personalplanung (insb. Leistungsstand des Beschäftigten, rechtmäßig ausgesprochene Abmahnungen, )
  • Krankheits-, Urlaubsdaten und andere Fehlzeitendaten des Beschäftigten (z. B. Elternzeit, etc.)
  • Fotografien, Filmaufnahmen und Interviews des Beschäftigten

(2) Ihre Daten werden zu folgenden Zwecken erhoben:

a)     Identifizierung des Beschäftigten (§ 26 Abs. 1 S. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG))

b)     Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten (§ 26 Abs. 1 S. 1 BDSG)

c)      Ermöglichung der Kontaktaufnahme durch Mitglieder, Kunden, etc. (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f    DSGVO)

d)     Unternehmenskommunikation und PR (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO)

e)     Verbesserung der Betriebsabläufe und des Betriebsklimas (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO)

 

II. Speicherung und Löschung der Daten

(1) Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden während der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses von uns gespeichert.

(2) Die Löschung der Daten nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses richtet sich nach den Maßgaben in Abschnitt D.II.

 

III. Veröffentlichung bestimmter Daten innerhalb des Unternehmens

(1) Folgende Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zum Zweck der Verbesserung der Betriebsabläufe des Beschäftigten in den unternehmensinternen Kommunikationsmitteln veröffentlicht:

  • Fehlzeitendaten (Urlaub, Krankheit, Elternzeit, etc.)

(2) Folgende Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO zum Zweck der Verbesserung der Betriebsabläufe und des Betriebsklimas nur nach Einwilligung des Beschäftigten in den unternehmensinternen Kommunikationsmitteln veröffentlicht:

  • Geburtsdaten des Beschäftigten für einen Geburtstagskalender
  • Krankheitsdaten des Beschäftigten (d. h. nur bei eigenverantwortlicher Nennung)
  • weitere Daten, die freiwillig über betriebliche Kommunikationsmedien mitgeteilt werden

(3) Die in Abs. 1 genannten Daten des Beschäftigten werden nur intern kommuniziert. Eine Veröffentlichung im Internet findet nicht statt.

 

 

IV. Veröffentlichung bestimmter Daten im Internet

(1) Folgende Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zum Zweck der Ermöglichung der Kontaktaufnahme durch Mitglieder, Kunden, etc. auf unserer Website und – insbesondere bei veranstaltungsbezogenen Daten – unter Umständen auch in sozialen Netzwerken veröffentlicht:

  • Fotografien, auf denen der Beschäftigte erkennbar ist
  • ggf. Filmaufnahmen und Interviews des Beschäftigten

(2) Folgende Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO nur nach Einwilligung des Beschäftigten zum Zweck der Unternehmenskommunikation und PR in sozialen Netzwerken, insbesondere Instagram (Teil des Facebook-Konzerns), veröffentlicht:

  • Fotografien, auf denen der Beschäftigte erkennbar sind
  • ggf. Filmaufnahmen und Interviews des Beschäftigten

(3) Die in Abs. 1 und 2 genannten Fotografien, Filmaufnahmen und Interviews des Beschäftigten sind mit der Veröffentlichung im Internet oder in sozialen Netzwerken weltweit abrufbar. Eine Weiterverwendung und/oder Veränderung durch Dritte kann hierbei nicht ausgeschlossen werden. Eine vollständige Löschung der veröffentlichten Fotos und Videoaufzeichnungen im Internet kann durch uns nicht sichergestellt werden, da z. B. andere Internetseiten die Fotos und Videos kopiert oder verändert haben könnten. Wir können nicht haftbar gemacht werden für Art und Form der Nutzung durch Dritte wie z. B. für das Herunterladen von Fotos und Videos und deren anschließender Nutzung und Veränderung.

 

 

V. Weitergabe der erhobenen Daten an Dritte

(1) Zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an unsere Auftragsverarbeiter:

a) Webhosting-Anbieter WildWestDesign Internet GmbH

b) Mail-, Webhosting- und Kalender-Anbieter Google Inc.

c) webbasierter Instant-Messaging-Dienst Slack

d) Steuerberater / Lohnbuchhaltung

e) Absence

f) Hubspot

g) Softgarden

h) CleverReach

i) Facebook

j) XING

k) LinkedIn

l) ggf. weitere Auftragsverarbeiter (Zapier, Collmex, Starmoney Business, Zahlungsdienstleister (Berliner Sparkasse, Berliner Volksbank)

 

VI. Übermittlung der erhobenen Daten an Drittländer

(1) Zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt eine Übermittlung der personenbezogenen Daten an Drittländer:

a) Bei der Nutzung von Auftragsverarbeitern nach Abschnitt C.VI. mit Sitz in den USA (Google, Slack, Facebook, etc.) erfolgt eine Übermittlung der personenbezogenen Daten in die USA. Die USA sind ein Drittstaat, der grundsätzlich kein angemessenes Schutzniveau im Sinne des Art. 45 Abs. 2 S. 1 DSGVO bietet. Die Übermittlung ist gemäß § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG im Rahmen der Vertragserfüllung zulässig.

b) Soweit der Beschäftigte mit der Organisation von Veranstaltungen in den USA (z. B. German NYC Week, German Valley Week) befasst ist, werden personenbezogene Daten an US-amerikanische Unternehmen übermittelt. Hierzu gehören insbesondere Hotels sowie Partner des Veranstaltungsprogramms. Die USA sind ein Drittstaat, der grundsätzlich kein angemessenes Schutzniveau im Sinne des Art. 45 Abs. 2 S. 1 DSGVO bietet. Die Übermittlung ist gemäß § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG im Rahmen der Vertragserfüllung zulässig.

c) Soweit der Beschäftigte mit der Organisation von Veranstaltungen in Israel (z. B. German Tel Aviv Week) befasst ist, werden personenbezogene Daten im Sinne von an israelische Unternehmen übermittelt. Hierzu gehören insbesondere Hotels sowie Partner des Veranstaltungsprogramms. Israel ist ein Drittstaat, der nach Durchführungsbeschluss (EU) 2016/2295 der EU-Kommission gemäß Art. 45 Abs. 9 DSGVO grundsätzlich ein angemessenes Schutzniveau bietet.

Soweit der Beschäftigte mit der Organisation von Veranstaltungen in Indien (z. B. German India Week) befasst ist, werden personenbezogene Daten an indische Unternehmen übermittelt. Indien ist ein Drittstaat, der grundsätzlich kein angemessenes Schutzniveau im Sinne des Art. 45 Abs. 2 S. 1 DSGVO bietet. Die Übermittlung ist gemäß § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG im Rahmen der Vertragserfüllung zulässig.

 

 

VII. Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit personenbezogene Daten im Sinne von Abschnitt C.I.(2)e), III. und IV. erhoben und verarbeitet werden, wird eine ausdrückliche Einwilligung des Beschäftigten in die Verarbeitung dieser Daten abgefragt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

 

 

D. Datenverarbeitung nach Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses

I. Arten der erhobenen Daten, Zweck und Zulässigkeitstatbestände

(1) Wenn Ihr Beschäftigungsverhältnis bei uns durch irgendwelche Gründe beendet wird (Aufhebungsvertrag, Kündigung, etc.), verarbeiten wir grundsätzlich nur die bereits aus der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses vorhandenen Daten. Ausnahmen davon ergeben sich nur, wenn:

a) eine Sozialauswahl gemäß § 1 Abs. 3 KSchG durchgeführt wird

b) eine Interessenabwägung gemäß § 626 Abs. 1 BGB durchgeführt wird (außerordentliche Kündigung)

c) der Beschäftigte ein qualifiziertes Zeugnis gemäß § 630 S. 2 BGB verlangt

(2) In den in Abs. 1 S. 2 genannten Fällen können die dafür erforderlichen personenbezogenen Daten erhoben werden (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

 

II. Speicherung und Löschung der Daten

Die von uns während der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erhobenen personenbezogenen Daten werden unter Berücksichtigung für zwölf Monate nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert und anschließend gelöscht, es sei denn, dass wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist oder der Teilnehmer in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt hat.

 

E. Ihre Rechte

I. Widerrufs- und Widerspruchsrecht

(1) Soweit Sie in die Datenverarbeitung durch uns durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) (siehe Abschnitte C und E.III(1)), können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, die aufgrund der Einwilligung erfolgt ist, ist durch den Widerruf nicht berührt. Sollte ein Widerruf vor Beginn der Veranstaltung erfolgen, können wir nicht dafür garantieren, dass die Durchführung Ihrer Teilnahme ordnungsgemäß erfolgt.

(2) Soweit eine Datenverarbeitung durch uns auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt ist, hat der Teilnehmer jederzeit das Recht, der Datenverarbeitung durch uns zu widersprechen. Wir werden dann die Verarbeitung Ihrer Daten einstellen, es sei denn wir können – gemäß den gesetzlichen Vorgaben – zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung nachweisen, welche Ihren Rechten überwiegen.

 

II. Ihre Betroffenenrechte

Über die in genannten Rechte hinaus haben Sie das Recht:

a) gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;

b) gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;

c) gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

d) gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;

e) gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und

f) gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Sitzes wenden. 

 

III. Geltendmachung Ihrer Rechte

Bitte nutzen Sie zur Geltendmachung Ihrer Rechte die Angaben in Abschnitt H. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.

 

F. Fragen, Anregungen und Beschwerden

Wenn Sie Fragen zu unseren Hinweisen zum Datenschutz und zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder Ihrer Rechte aus Abschnitt F geltend machen wollen, können Sie sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden (Kontaktdaten in Abschnitt A). Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen gerne als Ansprechpartner zur Verfügung. 

 

 

G. Datensicherheit

Der Startup-Verband setzt technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen Missbrauch, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen entsprechen dem aktuellen Stand der Technik.